Psykologi af erhvervskommunikation

I dag har forretningsfolk mange måder at kommunikere med kunder, kolleger og andre interesserede parter. At forstå forretningskommunikationens karakter kan hjælpe med at nå virksomhedens mål og i den daglige ledelse af det.

I psykologi betyder udtrykket "kommunikation" udveksling af information mellem mennesker gennem et fælles symbolsk system. Denne definition af kommunikation omfatter to aspekter:

• For det første er der noget, der overføres, fx fakta, følelser, ideer og så videre. Det betyder, at i kommunikationsprocessen skal en person modtage de overførte oplysninger.
• For det andet understreger ovenstående definition elementet i forståelse i kommunikationsprocessen. Forståelse opnås kun, når modtageren af ​​meddelelsen forstår det på samme måde som afsenderen. Således er den korrekte fortolkning af budskabet af stor betydning.

Erhvervskommunikation er udveksling af information, fakta og ideer relateret til virksomheden. I denne globaliseringsalder kræver enhver virksomhed, stor eller lille, en ordentlig forretningskommunikation, både i det interne og eksterne miljø.

Hovedkendetegnene ved erhvervskommunikation omfatter følgende komponenter:

• Segmentering. Selv i små organisationer ville det være en fejl at antage, at alle medarbejdere har de samme behov, interesser og ønsker, når det kommer til erhvervskommunikation. Effektiv erhvervskommunikation er segmenteret for at imødekomme behovene hos bestemte målgrupper. For eksempel vil medarbejdere, der arbejder i et administrativt miljø, have forskellige behov og forskellig adgang til information end medarbejdere, der arbejder i et produktionsmiljø.
• specificitet. Effektiv forretningskommunikation bør være specifik, og jo mere specifik den er, desto mere møder den sin specificitet.
• Nøjagtighed. Når oplysninger er unøjagtige, er dens troværdighed gået tabt. Afsenderen af ​​disse oplysninger mister også tilliden. Effektiv forretningskommunikation skal være præcis både i form af overført indhold og i form af simple ting, der omfatter grammatik, stavning og tegnsætning.
• Rettidighed. Medarbejdere bør være opmærksomme på, hvad der sker i deres organisationer og i det eksterne miljø, da dette påvirker dem. At kommunikere rettidigt med medarbejdere er sværere end nogensinde før, men det er vigtigt for effektiv erhvervskommunikation.

• frekvens. Hvis en besked kun sendes en gang, kan du ikke være sikker på, at den har nået modtageren. Effektiv erhvervskommunikation kræver hyppig kommunikation for at sikre, at alle medarbejdere har de nødvendige oplysninger. Derudover ændres medarbejderne, nogle orlov, andre går ind i virksomheden, og alt dette kræver opdatering af oplysninger.
• Multikanal. Virksomheden har mange kanaler for kommunikation - fra traditionelle (print, opslagstavler, møder) til nye (e-mail, blogs, sociale netværkssider). Alle disse kanaler skal bruges til at sikre, at medarbejderne modtager information under forskellige forhold.
• Umiddelbarhed. Ifølge eksperter er direkte kommunikation stadig den mest effektive, og den skal bruges, når det er muligt. Selvfølgelig kan det i meget store organisationer være svært, men selv da kan alternativer omfatte videokonferencer eller brugen af ​​webinarer.
• Tilgængelighed af feedback. Medarbejdere skal kunne dele deres feedback, meninger og tanker med ledere og arbejdsgivere. Bilateral kommunikation er effektiv for både medarbejdere og arbejdsgivere.

Nogle gange skal du arbejde med en person, du ikke kan lide, eller hvem du bare ikke kan stå. Men af ​​hensyn til dit arbejde er det vigtigt at opretholde gode forretningsforbindelser med dem. Prøv i så fald at kende personen. Han ved sikkert helt godt, at du ikke kan lide ham, så tag det første skridt: Start en fortrolig samtale eller bede ham om at spise middag sammen. Under samtalen fokuserer du på at finde ting, som du måske har til fælles: spørg om familie, interesser, tidligere succeser.

Virksomhedskultur er vigtig for succesfuld forretningskommunikation. Det bidrager til opretholdelsen af ​​forretningsmetik på arbejdspladsen. Desuden viser forskning på dette område et direkte forhold mellem virksomhedskultur og omsætning af virksomheder.

Eksperter kalder seks grundlæggende psykologiske principper for erhvervskommunikation:

• gensidighed. Gensidighed i erhvervslivet indebærer gensidige forventninger til værdiskifte. Hvis en person giver noget, forventes det, at modtageren også vil give noget til gengæld. Gensidighed skaber tillid mellem partnere, og deres forhold udvikler sig til det bedre.
• Overtalelsesevne. Kendskab til produkt, trends, forskningsresultater inden for forhandlingerne vil gøre dig meget mere overbevisende. Det er vigtigt at vise din bevidsthed for at få tillid fra din partner.
• forpligtelse. Altid opfylde dine forpligtelser, ikke kun skriftlige, men også verbale. Husk, at selv et håndtryk er et symbol på samtykke. Hvis du har svært ved at huske, hvad du sagde på et eller andet tidspunkt, skriv det ned. Du får indtryk af en obligatorisk person.
• Sekvens. Vær altid konsekvent i dine handlinger og gerninger, og aldrig ændre dine forretningsprincipper.
• Stræber efter konsensus. Konsensus indebærer, at alle accepterer og støtter beslutningen og forstår årsagerne til dens vedtagelse. Konsensus er mulig mellem partnere, hvis de har fælles værdier og mål, og der er enighed mellem dem om specifikke spørgsmål og en fælles retning.
• Personlig sympati. Vi er mere tilbøjelige til at interagere med mennesker, der gør det klart, at de kan lide os og i hvis tilstedeværelse vi føler sig betydelige. Fysisk attraktivitet spiller en vis rolle i dette, men ligheden er også meget effektiv. Vi appellerer til de mennesker, der ligner os i kjole, alder, socioøkonomisk status.

Kommunikation er etisk, når den er direkte, ærlig og gensidig. Hvis kommunikation er meningen at skjule sandheden eller skade en anden person, kan det ikke være etisk.

Selvom etik ikke er den samme som moral, er der et stærkt forhold mellem disse begreber: moral er ideer om, hvad der er rigtigt og hvad der er forkert, og etik er adfærdsmæssige principper, der er påvirket af moralske overbevisninger. Derfor er kommunikationsetikken stærkt afhængig af moralske principper:

• ærlighed. Generelt er etisk kommunikation ærlig kommunikation. Selvom der er tidspunkter, hvor det ville være mere etisk at ligge for eksempel til den påståede morder om hvorvidt det potentielle offer er beliggende, er disse tilfælde undtagelsen snarere end reglen. Desuden er ærlighed mere end bare sandheden; det betyder at være åben, frivilligt forberede enhver information, du har, selvom det truer dine egne kortsigtede interesser. Tillid til mennesker er tæt forbundet med ærlighed. At skabe et tillidsmiljø er vejen til etisk kommunikation i et forretningsmiljø.
• åbenhed. Åbenhed er et af hovedpunkterne i etisk kommunikation. I kommunikation betyder det at være åben for forskellige ideer og meninger samt at være klar til at udtrykke dine egne meninger, selvom du ikke forventer, at de accepteres.

• loyalitet. I forbindelse med erhvervskommunikation betyder loyalitet at allokere den nødvendige tid og ressourcer til fuldt ud at diskutere problemer. Først da vil alle have en chance for at blive hørt.
• Konsensusopbygning. Etisk kommunikation er fokuseret på mål frem for status. Kommunikationsformen, hvor forskellige grupper forener i modsatte lejre og primært fokuserer på deres egne interesser, giver ikke noget til organisationen som helhed. Etisk for en organisation er en form for kommunikation, hvor folk søger konsensus, ikke modstand og fokuserer på at gøre, hvad de kan for virksomheden. Da organisationens bistand er et moralsk imperativ, er opnåelse af enighed en etisk kommunikationsform.

Det antages, at der er seks hovedtyper af samtalepartnere. For bedre at forberede sig på vigtige samtaler er det vigtigt at vide, hvilken type du er:

• reflekterende. Du er en reflekterende samtalepartner, hvis du i kommunikationsprocessen føler stemningen hos din partner. Din tale er blød, rolig, du er følsom, du forstår samtalepartneren, og du kan lide at opbygge relationer med andre mennesker.
• Dommeren. Du er samtalepartner af typen "dommer", hvis du analyserer emner og problemer, finder ud af de vigtigste punkter, og så effektivt forklarer dem for andre. Du fører samtalen og leder det direkte og overbevisende.
• gråbrun. Du er en slags "ædle" samtalepartner, hvis du kan lide åben kommunikation, og det er nemt for andre at kommunikere med dig. Du er også fokuseret, og altid gå direkte til målet.
• stedfortræder. Samtalepartneren for "stedfortræder" -typen er diplomatisk og bruger kommunikation til afslutning af konflikter. Han taler også sagte, er charmerende og får folk til at føle sig godt tilpas.
• Sokrates. Samtalepartneren i Socrates-typen er velbevandret i at løse problemer og overbevise andre, han kan lide lange debatter. Han er detaljeret og velinformeret, og hans meninger bliver værdsat af andre.
• officiel. Samtalepartneren af ​​denne type anvender kommunikation for at realisere deres drømme og blive succesrige på arbejde og hjemme. Dette er en indsigtsfuld og strategisk indstillet type.

Eksperter siger, at der er fire grundlæggende kommunikationsformer: analytisk, intuitiv, funktionel og personlig. Ingen kommunikationsstil er iboende bedre end en anden. Men at vælge den forkerte kommunikationsform for et bestemt publikum kan forårsage problemer:

• Analytisk stil. Kommunikation i en analytisk stil indebærer drift med hårde data og reelle tal. Folk, der kommunikerer i denne stil, undgår at udtrykke følelser og følelser under en samtale. Det store plus ved en analytisk kommunikationsstil er, at du kan analysere problemer logisk og upartisk. Det betyder, at folk ser, at du er velinformeret og har en stor analytisk oplevelse. Den potentielle ulempe ved at have en analytisk kommunikationsstil er, at du måske finder det koldt eller ufølsomt.
• Intuitiv stil. Kommunikerer i en intuitiv stil, du foretrækker at dække hele billedet fuldstændigt og undgå detaljer, af frygt for at komme ned i dem. Dette giver dig mulighed for at gå direkte til problemet, snarere end at overveje det i etaper. Fordelen ved denne stil er, at du kommunikerer hurtigt og præcist, nemt at dykke ind i store og komplekse problemer.Men i en situation, der virkelig kræver detaljer, har du måske ikke nok tålmodighed.

• Funktionel stil. Denne stil forudsætter metodik, tilgængeligheden af ​​detaljerede planer, nøjagtige datoer. Folk der kommunikerer i denne stil er gode kunstnere, som aldrig savner noget. En potentiel ulempe ved en funktionel kommunikationsstil er, at du måske mister dit publikums opmærksomhed, især når du taler med intuitive conversationalists.
• Personlig stil. Kommunikation i personlig stil føler du en følelsesmæssig forbindelse med en partner, og det giver dig mulighed for at finde ud af, hvad han virkelig mener. Du er en god lytter og en god diplomat, du ved, hvordan man udjævner konflikter, opretholder gode relationer med mange mennesker. Denne stil giver dig mulighed for at opbygge dybe personlige relationer. Folk vender ofte til dig, fordi du kan forbinde forskellige grupper. Ulempen ved denne form for kommunikation er, at du undertiden kan irritere samtalere af en analytisk type, der kan lide hårde tal og logiske diskussioner.

Se den næste video for de vigtigste forretningskommunikationsevner.