Forretningssamtale: regler, sorter og stadier

Resultaterne af forretningsforhold afhænger ofte af personlige forhandlinger og dialoger. Forretningskonflikter, der foretages skriftligt eller telefonisk, udvikles i personlige samtaler. Deltagerne i interviewet bruger alle de forskellige kommunikative midler: de bruger ikke kun tale, men også gestus, ansigtsudtryk og personlig indflydelse.

En forretningssamtale er normalt en samtale mellem to samtalepartnere, og derfor bør de tage højde for modstandernes personlige detaljer, hans motiver, talespecifikiteter og anvende etikette. Interpersonel kommunikation indebærer en række forskellige indflydelsesmetoder på samtalepartneren.

Forretningssamtale, som har et bestemt emne og er personligt orienteret, udføres ofte inden for samme organisation mellem medarbejdere. Formålet med en samtale er, at en kommunikationsdeltager ønsker at bruge ord til at påvirke en anden eller en hel gruppe medarbejdere for at skubbe for aktiviteter, ændringer i det eksisterende arbejdsmiljø eller i relationer og forbedre deres kvalitet.

Et andet mål for forretningssamtalen er behovet for ledelsen til at danne konklusioner og beslutninger baseret på medarbejdernes meninger og begrundelse.

Fordelen ved forretningssamtaler over andre typer talekommunikation er:

• i hastigheden af ​​svaret på de samtalepartnere, der hjælper med at opnå det ønskede resultat;
• at øge administratorens opmærksomhed ved at tage hensyn til, kontrollere og overvåge synspunkter, domme, tanker, argumenter og skeptiske udsagn, der er hørt under interviewet;
• i hensigtsmæssigheden af ​​en fleksibel rationel kombination af forskningsmetoder for det emne, der diskuteres, hvilket er en konsekvens af løsningen af ​​problemet og alle parternes påstande.

Forretningssamtale er fokuseret på implementering af visse funktioner:

• finde nye retninger;
• lancering af lovende projekter
• dataudveksling;
• regulering af aktiviteter indledt
• gensidig kommunikation af ansatte i en virksomhed
• fremme af forretningskontakter mellem institutioner, virksomheder, industrier.

Resultaterne af forretningssamtaler og møder er ikke kun betinget af beredskabet til det, men også bestemt af opførelsen af ​​samtalen selv. Undgå ubestridte fejl giver mulighed for etablerede metoder til at gennemføre interviews og overholde deres principper. Der bør altid være en atmosfære af goodwill - hårde udsagn er uacceptable.

Princippet om rationalitet indebærer tilbageholdenhed af adfærd, især i tilfælde af en partner, der viser følelsesmæssighed. Mangel på kontrol over følelser påvirker normalt beslutningen negativt. Den bedste løsning kan ikke kaldes.

Princippet om forståelse er nødvendigt, så samtalerne kan finde kontaktpunkter i dialogen og opnå den ønskede virkning.

I fortsættelsen af ​​samtalen svinger koncentrationens opmærksomhed, selv i mangel af dissipative faktorer. I betragtning af og bemærker sådanne nuancer er det nødvendigt på nuværende tidspunkt at genoplive opmærksomheden på dig selv og genoptage afbrudt kontakt.

Princippet om pålidelighed bestemmer forpligtelsen til at opretholde ægtheden ved at informere samtalepartneren - selv om han giver urigtige oplysninger. Det gavner dialogen og giver dig mulighed for at nå dine ønskede mål.

Et vigtigt psykologisk princip er sondringen mellem emnet for samtalen med samtalepartneren. Subjektiv holdning til modstanderen kan påvirke objektiviteten af ​​evalueringen af ​​indikatorer. Konstruktiv konversation er baseret på afgrænsning af begivenheder med synspunkter og meninger - med oplevelser.

Konkretiseringen af ​​sådanne generelle principper for forretningssamtaler er reglerne for deres gennemførelse, der bidrager til forhandlingernes sikkerhed og effektivitet.

Reglen om dobbelt interesse er, at hver samtale har en dobbelt interesse: ikke kun essensen og indholdet af emnet for samtale, men også samarbejdet med en partner. At opretholde et frugtbart forhold er ikke mindre vigtigt en opgave i samtalen end udvekslingen af ​​information.

Eksperter anbefaler at lede samtalen på en sådan måde, at den ikke blander medarbejderrelationer med ledere. Til dette har du brug for:

• ikke at skyndte sig til konklusioner om samtalernes motivation og hensigt, baseret på deres egne antagelser;
• lyt forsigtigt mod din modstander og vis at han er forstået;
• at stemme deres interesse og deres mål i stedet for at argumentere for fortiden, og tanker bør udtrykkes klart og tydeligt;
• diskutere lovende handlinger.

Betragtning på interessen hos en partner betragtes også som en væsentlig regel, som seriøst vil lette begge samtalepartners opgaver. Fraser: "forståeligt", "interessant", "behageligt at vide", der naturligvis indsættes i samtalen, vil skabe en afslappet atmosfære og bidrage til at udtrykke enighed og gensidig forståelse. Den samme opgave kan løses, hvis du vender til din samtalepartner, kalder ham ved navn og patronymic, og ikke viser angst og irritabilitet.

Ønsket om at præcisere yderligere eller hjælpeoplysninger vil også bidrage til at bevare interessen.

Hver samtale er en måde at finde kontaktpunkter til. For at dialogen skal kunne lykkes, anbefales det ikke at starte det med modsætninger. Normalt starter de med sådanne emner, meninger, som er de samme, for eksempel om vejret. Dette er gjort, så fra starten kan et negativt svar ikke høres, og der må ikke bruges nogen indsats for at overtale samtalepartneren. Eksperter anbefaler altid at have flere forberedte sætninger, hvis svar kun er positive.

Forberedelsen af ​​en forretningssamtale begynder med en vigtig sceneplanlægning, der består i at formulere mødernes problemer og opgaver, samt skabe en plan for forhandlinger og metoder til implementering. Professionelle rådgiver:

• overveje og afveje den påtænkte proces af den påtænkte samtale, udarbejde sit program
• indsamle alle nødvendige oplysninger om en mulig samtalepartner
• at teste effektiviteten af ​​deres argumenter, der kræves for at retfærdiggøre deres overbevisninger og hensigter
• kontrollere konsistensen af ​​deres definitioner og tanker
• overveje mulighederne for reaktionen mellem samtaleren eller modstanderen til de argumenter, der fremsættes.

Udnævnelsen af ​​tid og sted for den fremtidige samtale afhænger af deltagernes position og installation. Det kan holdes på eget, fremmed eller neutralt område.Efter den operationelle træning er det nødvendigt at overvåge og redigere de indsamlede og forberedte materialer og give det endelige interviewplan til den endelige formular.

Opførelsen af ​​en forretningssamtale består af 5 faser:

• begyndelsen af ​​samtalen;
• tilvejebringelse af information
• argumentation;
• vælter modstanderens argumenter
• godkendelse af forslag.

Hvert af disse trin er baseret på faglig viden, klarhed, konsistens, som tilføjes de personlige kvaliteter af samtalen, som er af stor betydning i samtale. Konstruere en konversationsplan skal baseres på de forskellige mulige varianter af resultatet. Nogle gange skal du omformulere nogle argumenter.

I første fase - i begyndelsen af ​​dialogen - er det vigtigt at finde en kontakt med en partner, at organisere et attraktivt miljø, at interessere samtalepartneren og at gribe initiativet. Det anbefales at bruge specielle teknikker, der starter dialogen. Disse omfatter:

• metode til aflastning af spændinger, som hjælper med at etablere tætte kontakter med en modstander
• en måde at hakke samtaleren på, så du hurtigt kan komme ind i problemet;
• metode til at stimulere fantasi, der involverer fremkomsten af ​​et stort antal spørgsmål;
• metoder til direkte adgang til problemet.

Den korrekte begyndelse af samtalen anses for at være en bekendtskab, den nøjagtige formulering af sine mål og målsætninger, udpegningen af ​​emnet, meddelelsen af ​​reglerne for overvejelse af emner.

På det stadium, hvor der gives information, er det nødvendigt at finde ud af parternes ønsker og meninger, hans motivationer, argumenter og ønsker, formidle de planlagte oplysninger, analysere samtalepartnerens stilling.

I modstridningsfasen af ​​modstanderens vurderinger skal hans bemærkninger neutraliseres. For dette er det nødvendigt at overbevise dine argumenter uden tvivl om ikke at give mulighed for at afvise din mening. Negativ logik består i at analysere tvivlsomme oplysninger, finde den sande årsag, vælge et koncept og en metode. Dette gælder en række forskellige teknikker og tricks.

På beslutningsstadiet opsummeres resultaterne af argumentet, som samtalepartneren accepterede og godkendte, de negative nyanser og konklusioner elimineres, det opnåede resultat er fastlagt og bekræftet. Emnerne for yderligere samarbejde foreslås. På dette stadium kan der ikke være nogen usikkerhed, så partneren heller ikke begynder at tvivle på beslutningen.

Uafhængige typer forretningssamtaler er kendetegnet ved følgende klassificering:

• når man ansøger om et job
• ved afskedigelse
• om problemet
• disciplinær karakter.

Den første type har den type konklusion, hvis hovedopgave er at fastslå og vurdere virksomhedens kvalifikationer for stillingen. Lederen er forpligtet til kun at stille ansøgeren et par grundlæggende spørgsmål, der indeholder oplysninger om personen: Uddannelsesniveau, erhvervserfaring, ledige færdigheder og evner, årsager til at finde et job, niveau for betalingskrav. Nogle gange skal du også præcisere personlige egenskaber.

Et interview om medarbejderens afgang kan være af to typer: frivillig løsning eller tvungen. I det første tilfælde skal administratoren finde ud af årsagerne til afskedigelse - dette skyldes opmærksomhed på at forbedre ledelsen af ​​organisationen. Normalt i sådanne tilfælde er det muligt at lære nyttige oplysninger, der gør det muligt at løse nogle problemer.

Den tredje type er en samtale med en medarbejder, der er nødt til at forlade. Som regel er det meget svært for hovedet. Under en sådan samtale bør delikatesse overholdes, men samtidig bør det være sandt og retfærdigt at fremsætte krav til det. Der er specielle regler og tips til, hvordan du foretager en sådan samtale.

Opbygningen af ​​argumentation kan baseres på retoriske og spekulative metoder. Til retoriske er:

• grundlæggende, der består i en direkte appel til en partner
• modsigelse baseret på at finde uenigheder i argumenter
• metode til isolering af konklusioner, hvilket fører til de ønskede resultater gennem mellemliggende konklusioner;
• komparative;
• Metoden for nedbrydning baseret på tildeling af individuelle dele
• boomerang metode;

• boykot;
• skifte vægt og fremhæve deres interesser
• deducing metode baseret på en gradvis ændring i problemets art
• spørgeskema metode indesluttet i forud stillede spørgsmål;
• metode til eksplicit assistance.

Spekulative metoder kan overvejes:

• overdrivningsteknik;
• anekdotiske;
• teknologi til brug af myndighed
• Teknik af tvivl i samtalepersonens personlighed;
• isolationsmetode, som består i præsentationen af ​​individuelle udtryk i en ændret form;
• en retningskonvertering baseret på en overgang til et andet spørgsmål, der ikke er relateret til tvisten
• undertrykkelse, som består i overdrivelse af mindre problemer
• vildledende teknik, hvor der rapporteres forvirrende oplysninger
• Forsinkelse - forsinkelse af samtalen
• appel baseret på appel til sympati
• forvrængende teknik;
• spørgsmål-fælder.

Eksperter anbefaler at udføre forretningssamtaler på følgende måde: At lave forslag eller vurdere noget i en spørgeskema, som giver mulighed for at holde en initiativposition, ikke tillade en kategorisk tone, opfordre samtaleren til at være aktiv og samtidig modtage de nødvendige oplysninger. Det er for eksempel hensigtsmæssigt og rationelt at bruge sætninger:

• "Hvad er din mening om dette? ";
• "Hvad synes du? ..";
• "Har jeg forstået dit synspunkt korrekt? ";
• "Skal vi ikke tjekke en anden mulighed med dig?" ";
• "Tror du, at situationen ikke er til fordel for din dom nu? ".

En forretningssamtale bidrager til realiseringen af ​​folks ønske om at ændre situationen eller etablere kvalitativt nye relationer mellem deltagerne i dialogen. Sådanne samtaler er en vigtig del af forholdet i erhvervslivet og politik, der repræsenterer etablering af relationer mellem partnere, der er autoriseret af deres organisationer til at løse problemer. Har brug for at tale kort.

For mere om forretningsregler, se næste video.